Noch schnell die Abwesenheitsnotiz formulieren und dann Urlaub! Aber was schreiben?

Im Geschäftsleben gibt es Zeiten, in denen Sie nicht erreichbar sind. Wenn Sie in Urlaub sind, eine Pause machen oder krank sind, ist es sinnvoll und gut eine automatische Abwesenheitsnotiz einzurichten. Das gehört zu einer guten und professionellen E-Mail-Kommunikation.

Ihre Abwesenheitsnotiz ist wie eine Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Ist sie ansprechend geschrieben, fühlen sich Kund*innen gut aufgehoben, obwohl ihr Anliegen nicht sofort erledigt wird.

Wir haben Tipps für eine perfekte Abwesenheitsnotiz und sagen Ihnen, was Sie unbedingt vermeiden sollen!

Was muss/will der/die Empfänger*in wissen:

Wann sind Sie wieder erreichbar?

Gibt es während Ihrer Abwesenheit eine andere Ansprechperson?

Tipps zur Textgestaltung

• Klarer Betreff/Titel
• Anrede
• Wiedererreichbarkeit/Datum
• Eventuelle Weiterleitung/Verweis auf Vertretung
• Schlussformel

Was Sie schreiben, hängt davon ab, wie Sie sonst mir Ihren E-Mail-Partnern*innen und Kund*innen kommunizieren. Ein förmlicher, informativer Inhalt ist immer richtig, den Sie aber gerne mit einer persönlichen Note auflockern können.

„Abwesenheitsnotiz“ im Betreff zu schreiben ist üblich, so weiß der Empfänger sofort, dass Sie nicht zur Verfügung stehen. Aber Vorsicht, diese E-Mail könnten im Spam landen, testen Sie deshalb vorher. Alternativ kann auch „Vielen Dank“ oder „Ich bitte um etwas Geduld“ im Betreff stehen.

Die wichtigste Information für den/die E-Mail-Empfänger*in ist, wann Sie wieder erreichbar sind! Ein genaues Datum ist überschaubarer als ein formulierter Abwesenheitszeitraum.

Teilen Sie mit ob und an wen Ihre E-Mail weitergeleitet wird. Oder Sie geben eine Telefonnummer für den Notfall an.

--------------

Ein aktuelles Beispiel:

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Wir gönnen uns über Weihnachten eine Pause und sind ab TT/MM/JJ mit frischer Energie und neuem Tatendrang wieder für Sie da!

Für Notfälle nutzen Sie bitte folgende Telefonnummer: XXXX.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen eine besinnliche Weihnachtszeit!

Mit freundlichen Grüßen,
NAME/FIRMA

--------------

Vermeiden Sie auf jeden Fehler wie:

• Zu wenig Information bekanntgeben:
  „Wir sind vom 23. Dezember bis zum 6. Januar nicht im Büro“.
• Zu viel mitteilen:
  „Von 23.12. bis 6.1. genießen wir unseren Urlaub in xxx und rufen die E-Mails in dieser Zeit nicht ab.“
• Einen „Mir ist alles egal“-Eindruck hinterlassen
  „Sorry, ich bin verreist. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht.“

Stellen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit Ihrer E-Mail-Signatur über die Autoreply-Funktion Ihres Mailanbieters oder -programms ein – vergessen Sie nur nicht, diese wieder auszustellen, wenn Sie wieder da sind!

Tipp: Meist ist es gerade vor dem Urlaub ganz besonders hektisch. Von Vorteil ist es da, wenn Sie sich ein paar verschiedene Textbausteine für Abwesenheitsnotizen vorbereiten und somit je nach Anlass griffbereit haben!