BLOG - Aus der Online-Marketing-Welt

Noch schnell die Abwesenheitsnotiz formulieren und dann Urlaub! Aber was schreiben?

Im Geschäftsleben gibt es Zeiten, in denen Sie nicht erreichbar sind. Wenn Sie in Urlaub sind, eine Pause machen oder krank sind, ist es sinnvoll und gut eine automatische Abwesenheitsnotiz einzurichten. Das gehört zu einer guten und professionellen E-Mail-Kommunikation.

Ihre Abwesenheitsnotiz ist wie eine Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Ist sie ansprechend geschrieben, fühlen sich Kund*innen gut aufgehoben, obwohl ihr Anliegen nicht sofort erledigt wird.

Wir haben Tipps für eine perfekte Abwesenheitsnotiz und sagen Ihnen, was Sie unbedingt vermeiden sollen!

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Was muss/will der/die Empfänger*in wissen:

Wann sind Sie wieder erreichbar?

Gibt es während Ihrer Abwesenheit eine andere Ansprechperson?

Tipps zur Textgestaltung

  • Klarer Betreff/Titel
  • Anrede
  • Wiedererreichbarkeit/Datum
  • Eventuelle Weiterleitung/Verweis auf Vertretung
  • Schlussformel

Was Sie schreiben, hängt davon ab, wie Sie sonst mir Ihren E-Mail-Partnern*innen und Kund*innen kommunizieren. Ein förmlicher, informativer Inhalt ist immer richtig, den Sie aber gerne mit einer persönlichen Note auflockern können.

„Abwesenheitsnotiz“ im Betreff zu schreiben ist üblich, so weiß der Empfänger sofort, dass Sie nicht zur Verfügung stehen. Aber Vorsicht, diese E-Mail könnten im Spam landen, testen Sie deshalb vorher. Alternativ kann auch „Vielen Dank“ oder „Ich bitte um etwas Geduld“ im Betreff stehen.

Die wichtigste Information für den/die E-Mail-Empfänger*in ist, wann Sie wieder erreichbar sind! Ein genaues Datum ist überschaubarer als ein formulierter Abwesenheitszeitraum.

Teilen Sie mit ob und an wen Ihre E-Mail weitergeleitet wird. Oder Sie geben eine Telefonnummer für den Notfall an.

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Ein aktuelles Beispiel:

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Wir gönnen uns über Weihnachten eine Pause und sind ab TT/MM/JJ mit frischer Energie und neuem Tatendrang wieder für Sie da!

Für Notfälle nutzen Sie bitte folgende Telefonnummer: XXXX.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen eine besinnliche Weihnachtszeit!

Mit freundlichen Grüßen,
NAME/FIRMA

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Vermeiden Sie auf jeden Fehler wie:

  • Zu wenig Information bekanntgeben:
    „Wir sind vom 23. Dezember bis zum 6. Januar nicht im Büro“.
  • Zu viel mitteilen:
    „Von 23.12. bis 6.1. genießen wir unseren Urlaub in xxx und rufen die E-Mails in dieser Zeit nicht ab.“
  • Einen „Mir ist alles egal“-Eindruck hinterlassen
    „Sorry, ich bin verreist. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht.“

Stellen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit Ihrer E-Mail-Signatur über die Autoreply-Funktion Ihres Mailanbieters oder -programms ein – vergessen Sie nur nicht, diese wieder auszustellen, wenn Sie wieder da sind!

Tipp: Meist ist es gerade vor dem Urlaub ganz besonders hektisch. Von Vorteil ist es da, wenn Sie sich ein paar verschiedene Textbausteine für Abwesenheitsnotizen vorbereiten und somit je nach Anlass griffbereit haben!


 

Homeoffice – Tipps fürs Arbeiten von daheim

Für manche hat sich Homeoffice schon lange gut bewährt, doch für viele ist es noch ungewohnt.

Damit es von Anfang an gut klappt, braucht es nicht nur die richtige Ausrüstung, sondern auch ein paar Spielregeln. Jedes Unternehmen ist anders und deshalb müssen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber gut überlegen, was man fürs Arbeiten von daheim braucht, und wie der Arbeitsalltag funktionieren kann.

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IT-Infrastruktur und Sicherheit

Die technische Ausstattung also Hardware und Software müssen geeignet sein. Programme für ein standortübergreifendes Arbeiten sind wichtig und ist ein guter Virenschutz ist unumgänglich!
Datenverlust passiert sehr schnell, zum Beispiel durch eine defekte Festplatte, einen Erpressertrojaner, Phishing-Mails oder ein gestohlenes Smartphone. Eine ordentliche Datensicherung ist deshalb eines der wesentlichsten Elemente in der IT-Sicherheit.

Das Zuhause auf IT-Schwachstellen überprüfen

Aktualisieren Sie ihre Software auf die neuesten Versionen. Passwörter erneuern und sichern. Machen Sie regelmäßige Sicherheitsupdates. Installieren Sie Cyper-Security-Programme und richten Sie bei Bedarf eine Kindersicherung ein.

Die WKO bietet dazu interessante Infos:

https://news.wko.at/news/salzburg/Wichtige-Aspekte-zum-Homeoffice.html

https://news.wko.at/news/wien/Corona-Krise:-8-Tipps-fuer-das-technisch-perfekte-Home-Offi.html

Tipps für Ihren Arbeitsplatz zu Hause

  1. Mein persönlicher Arbeitsplatz
  2. Mein strukturierter Arbeitstag
  3. Meine Arbeitszeit - meine Pausen
  4. Meine Kommunikation mit Kollegen und Kunde

 1. Ein Platz „nur zum Arbeiten“

Wenn möglich richten Sie sich einen Arbeitsplatz ein, an dem Sie ungestört arbeiten können. Auch die Körperhaltung hat Einfluss auf unsere Arbeitsenergie, Gesundheit und unser Wohlbefinden. Also tauschen Sie die Couch besser gegen einen guten ergonomischen Sessel. Bequeme Kleidung ist gut, jedoch beachten Sie, dass ein Pyjama nicht unbedingt die Leistungsfähigkeit fördert.

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2. Starten Sie Ihren Arbeitstag wie jeden Tag

Bleiben Sie in ihrer Routine, bleiben Sie pünktlich und zuverlässig, das ist auch im Homeoffice die Basis für gute Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen, Netzwerkpartnern und Kunden.

3. Arbeitszeiten und Pausen

Strukturieren Sie Ihren Tag. Auch wenn das Arbeiten von zu Hause mehr Flexibilität mit sich bringt sollten Sie darauf achten, ganz bewusst ins Berufs-Setting zu gehen und bewusst wieder heraus. Das hilft Ihnen erneut Kraft und Motivation zu tanken.

4. Kommunikation und Zusammenarbeit

Halten Sie den Kontakt mit Ihren Kollegen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten an virtuellen Meeting-Tools (zB Zoom,…)  um Besprechungen abzuhalten und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Oder auch mal eine „gemeinsame Kaffeepause“ zu machen, so kann man den Mangel an persönlichen Kontakten etwas ausgleichen.

 

Vor- und Nachteile

Zu den Vorteilen im Home-Office zählen z.B. eine niedrigere Geräuschkulisse, wodurch die Konzentration steigt. Mögliche gegenseitige Ansteckungen bleiben aus. Flexible Arbeitsmodelle schaffen zudem eine bessere Work-Life-Balance. Vertrauen erhöht die Motivation und Loyalität des Teams zusätzlich.

Zu den Nachteilen gehören aber für einige Mitarbeiter eventuell das Gefühl der Isolation ohne den persönlichen Kontakt zum Betrieb und zu den Kollegen. Manchen gelingt es besser, sich im Büro auf die Arbeit zu fokussieren und nicht ablenken zu lassen. Auch wichtige Meetings oder kreative Teamarbeit lassen sich gemeinsam meist vor meist Ort besser lösen. Die Vermischung von Berufs- und Privatleben ist oft eine Herausforderung.

 

Wichtig auch im Homeoffice:

Das Lernen einmal Lernen
und den Rechner einmal Rechner sein lassen

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Erholung im und vom Homeoffice

Das Abschalten fällt vielen schwerer, wenn der Arbeitsplatz auf einmal in den eigenen vier Wänden ist.

Vergessen Sie nicht auf Ihre Pausen! Wichtig ist ein gedankliches Abschalten in der Mittagspaus. Bleiben Sie nicht an Ihrem Schreibtisch und schalten Sie Ihr Mobiltelefon auf Flugmodus. So kommen Sie nicht in Versuchung ganz nebenbei noch ein paar Mails zu beantworten.

Ratsam ist es die Homeoffice-Ausstattung an freien Tagen und an Wochenende aus dem Sichtfeld zu räumen - vor allem dann, wenn Sie Ihr „Büro“ im Wohnzimmer oder in der Küche haben.

Und bitte vergessen Sie nicht – Sie müssen nicht immer erreichbar sein!

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über Ihre Wünsche und Vorstellungen zu Website,

Newsletter-Marketing und Online-Marketing-Betreuung:

+43 664 244 22 52

Wir freuen uns natürlich auch über ein Mail an:

office@glanzimnetz.at 

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